Code of Conduct für Geschäftspartner und Lieferanten

Unser Lieferanten-CoC gilt für unsere Lieferanten, soweit er auf die jeweilige Geschäftsbeziehung Anwendung findet.

Unsere Lieferanten setzen sich in angemessener Weise für die Einhaltung der Anforderungen des Lieferanten-CoC durch ihre Geschäftspartner und Lieferanten und entlang der weiteren Lieferkette ein.

Unsere Lieferanten bekennen sich zu einem integren Geschäftsverhalten und zur Einhaltung der anwendbaren gesetzlichen Vorgaben sowie ethischer Standards.

Verbot von Korruption und Bestechung

Unsere Lieferanten verfolgen eine „Null-Toleranz-Politik“ in Bezug auf Korruption und dulden daher keinerlei Form der Bestechung oder Geschäftspraktiken, die den Eindruck einer unzulässigen Einflussnahme oder Manipulation erwecken können.

Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie Dritten keine unzulässigen Vorteile anbieten und weder direkt noch indirekt unzulässige Vorteile von anderen annehmen. Das gilt für sowohl für den Kontakt zu Geschäftspartnern als auch gegenüber Amtsträgern und Behörden im In- und Ausland.

Fairer Wettbewerb und Kartellrecht

Sowohl Bastei Lübbe als auch ihre Lieferanten profitieren von einem funktionierenden und freien Wettbewerb und werden von geltenden Kartell- und Wettbewerbsgesetzen vor unzulässigen Absprachen und überhöhten Preisen geschützt. Durch die bewusste Einhaltung der geltenden Gesetze wird dazu beigetragen, dass auf den Märkten ein fairer Wettbewerb herrscht.

Bastei Lübbe erwartet daher, dass sich die Lieferanten im Wettbewerb fair verhalten und die geltenden gesetzlichen Regelungen des Kartell- und Wettbewerbsrechts beachten. Sie werden sich weder an kartellrechtswidrigen Absprachen mit Wettbewerbern beteiligen noch eine möglicherweise bestehende marktbeherrschende Stellung ausnutzen.

Finanzielle Verantwortung und Steuern

Unsere Lieferanten sind sich ihrer finanziellen Verantwortung bewusst und halten sich an geltende Vorschriften im Bereich Rechnungslegung und Steuern. Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie Geschäftsunterlagen, insbesondere Jahresabschlüsse und buchhaltungsrelevante Vorgänge, korrekt aufzeichnen, pflegen und darüber ordnungsgemäß berichten.

Unsere Lieferanten halten die Rechnungslegungsvorschriften und relevante Steuergesetze ein und veröffentlichen regelmäßig Informationen über die Geschäftstätigkeit und die finanzielle Lage gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen.

Exportkontrolle und Sanktionen

Unsere Lieferanten halten die einschlägigen Einfuhr- und Ausfuhrbestimmungen für den Verkehr von Waren, Dienstleistungen und Informationen ein und beachten nationale und internationale Beschränkungen des Handels und des Zahlungsverkehrs für einzelne Länder, Regionen oder Personen, einschließlich der einschlägigen Sanktionslisten.

Geldwäsche

Unsere Lieferanten halten sich an die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen zur Verhinderung von Geldwäsche, beteiligen sich nicht an Geldwäscheaktionen und unterstützen den internationalen Kampf gegen Geldwäsche.

Geistiges Eigentum und Plagiate

Unsere Lieferanten respektieren Know-how, Erfindungen, Patente, Marken, Urheberrechte und andere geistige Eigentumsrechte aller Unternehmen und Einzelpersonen.

Die Einführung und Verwendung von Plagiaten und gefälschtem Material soll verhindert werden. Wenn Plagiate und/oder Fälschungen entdeckt werden, werden sie isoliert und die zuständigen Stellen (z.B. Compliance Office) informiert.

Interessenkonflikte

Unsere Lieferanten treffen ihre geschäftlichen Entscheidungen ausschließlich auf der Grundlage sachlicher Erwägungen.

Interessenkonflikte mit privaten oder familiären Angelegenheiten oder anderweitig mit wirtschaftlichen oder sonstigen Tätigkeiten sowie solchen von verbundenen Personen oder Unternehmen oder anderen nahestehenden Personen oder Organisationen sind zu vermeiden.

Vertrauliche Behandlung von Informationen

Um vertrauliche und persönliche Informationen, Daten und Pläne zu schützen, bewahren unsere Lieferanten diese sicher auf und schützen sie vor dem Zugriff Dritter.

Unsere Lieferanten dürfen Informationen ausschließlich für genehmigte Zwecke und in angemessener Art und Weise verwenden und sind dazu verpflichtet, ohne schriftliche Genehmigung von Bastei Lübbe keine vertraulichen Daten oder Geschäftsgeheimnisse von Bastei Lübbe an Dritte weiterzugeben und diese nicht selbst für eigene Zwecke zu nutzen.

Datenschutz und IT-Sicherheit / künstliche Intelligenz

Unsere Lieferanten beachten alle einschlägigen Gesetze und Vorschriften zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit.

Personenbezogene Daten werden nur nach Maßgabe der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen verarbeitet.

Darüber hinaus haben unsere Lieferanten angemessene Vorkehrungen zur IT-Sicherheit getroffen, u.a. zum Schutz des geistigen Eigentums vor dem Zugriff durch nicht autorisierte Dritte, Datendiebstahl, Knowhow-Abfluss oder die Folgen von Malware.

Beim Einsatz von künstlicher Intelligenz beachten unsere Lieferanten die rechtlichen Grundsätze. Dabei setzen unsere Lieferanten auf einen verantwortungsvollen Einsatz von künstlicher Intelligenz, Schutz der Privatsphäre sowie Sicherheit und Zuverlässigkeit.

Insiderhandel

Der Missbrauch von Insiderinformationen ist verboten. Unsere Lieferanten setzen sich für einen fairen Wertpapierhandel ein. Unsere Lieferanten unternehmen, was erforderlich und angemessen ist, um Insiderhandel zu verhindern.

Unsere Lieferanten bekennen sich zu der „Allgemeinen Charta der Menschenrechte“ der Vereinten Nationen, den Prinzipien des UN Global Compact und den Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO).

Bastei Lübbe erwartet von ihren Lieferanten, dass sie die Einhaltung dieser grundlegenden Menschenrechte im Geschäftsbetrieb sicherstellen.

Kinderarbeit

Unsere Lieferanten verbieten jede Art von Kinderarbeit und dulden keine Beschäftigung, die unter dem nach anwendbaren nationalen Rechtsvorschriften oder internationalen Übereinkommen definierten Mindestalter für reguläre Beschäftigung liegt.

Zwangsarbeit

Unsere Lieferanten verbieten jegliche Art von Menschenhandel, Sklaverei, Zwangsarbeit oder vergleichbare Praktiken.

Diskriminierung

Unsere Lieferanten dulden keine Form der Diskriminierung und behandeln die eigenen Beschäftigten und Dritte fair.

Jegliche Diskriminierungen bei der Einstellung von Beschäftigten sowie bei Beförderungen, der Vergütung gleichwertiger Arbeit oder der Durchführung von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen ist untersagt.

Niemand wird u.a. wegen seines Geschlechts, seiner Hautfarbe, seiner nationalen und ethnischen Herkunft, seines Alters, seiner Staatsangehörigkeit, seiner politischen Meinung, seiner Weltanschauung, seiner Religionszugehörigkeit, seiner sozialen Herkunft, seines Geschlechts, seines Gesundheitszustandes, einer Behinderung oder seiner sexuellen Orientierung diskriminiert.

Vielfalt, Gleichheit, Inklusion

Unsere Lieferanten fördern aktiv die Gleichstellung der Geschlechter und die Chancengleichheit und stellen die Gleichberechtigung von Frauen und Männern in allen Aspekten der Bildung sowie der persönlichen und beruflichen Entwicklung sicher. Unsere Lieferanten setzen sich aktiv für Vielfalt und Inklusion ein.

Arbeitssicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz

Unsere Lieferanten halten die geltenden Gesetze zum Gesundheitsschutz und zur Arbeitssicherheit ein.

Unsere Lieferanten unterstützen den Schutz von Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz durch geeignete Maßnahmen, wie z.B. präventiven und konsequenten Arbeitsschutz, angemessene Unterweisung und Schulung sowie ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld.

Faire Vergütung und Arbeitszeiten

Unsere Lieferanten halten sich an die jeweils geltenden Gesetze zur Arbeitszeit und zum Mindestlohn.

Die Beschäftigten der Lieferanten erhalten eine Vergütung, die mit den geltenden Gesetzen in Einklang steht.

Vereinigungsfreiheit

Unsere Lieferanten respektieren die Vereinigungsfreiheit sowie das Recht, Interessengruppen zu bilden. Unsere Lieferanten gewähren ihren Beschäftigten gemäß den geltenden nationalen Gesetzen und Vorschriften das Recht, ihre Interessen kollektiv zu vertreten.

Sicherheitskräfte

Bei der Beauftragung privater oder öffentlicher Sicherheitskräfte für geschäftliche Zwecke wirken unsere Lieferanten der Anwendung von Gewalt und Eingriffen in die Versammlungs- und Arbeitsfreiheit durch eine angemessene Anleitung und Überwachung der Sicherheitskräfte entgegen.

Landnahme

Beim Erwerb von Grundstücken nehmen unsere Lieferanten keine rechtswidrigen Zwangsräumungen oder andere Formen des unrechtmäßigen Entzugs von Land, Wäldern und Gewässern vor, deren Nutzung den Lebensunterhalt einer Person sichert.

Der Umweltschutz ist integraler Bestandteil der Unternehmenspraxis unserer Lieferanten. Hierfür werden geltende Umweltnormen eingehalten und die belastenden Einwirkungen auf die Umwelt möglichst gering gehalten.

Effizienter Umgang mit Ressourcen

Unsere Lieferanten setzen sich im Rahmen ihrer Möglichkeiten angemessen für den effizienten Einsatz von Energie, Wasser und Rohstoffen, die Nutzung erneuerbarer Ressourcen, die Dekarbonisierung und die Minimierung von Umwelt und Gesundheitsschäden ein. Insbesondere nicht-erneuerbare Ressourcen sollen sparsam eingesetzt werden.

Unsere Lieferanten identifizieren kontinuierlich Verbesserungspotenziale und setzen diese um.

Vermeidung und Verminderung von Umweltauswirkungen

CO2 Reduzierung und Luftqualität

Unsere Lieferanten sind bestrebt, die Luftqualität kontinuierlich zu verbessern und CO2-/Treibhausgasemissionen im Rahmen ihrer Möglichkeiten zu reduzieren.

Wasserqualität und Wasserverbrauch

Unsere Lieferanten setzen Wasser effizient ein und stellen den Zugang zu sanitären Einrichtungen und sauberem Trinkwasser für ihre Beschäftigten sicher. Der Wasserverbrauch wird kontinuierlich auf Reduktionspotenziale hin überprüft.

Bodenqualität und Lärmemissionen

Unsere Lieferanten stellen sicher, dass sie keine schädlichen Bodenveränderungen oder schädlichen Lärmemissionen verursachen, die zu einer erheblichen Beeinträchtigung der natürlichen Lebensgrundlagen oder der menschlichen Gesundheit führen können.

Gefährliche Stoffe und Abfälle

Unsere Lieferanten beachten bei der Verwendung, der Produktion und dem Handel mit gefährlichen Stoffen, anderen Chemikalien und Abfällen die Richtlinien der geltenden Gesetze und internationalen Vereinbarungen (z.B. REACH, das Minamata-Übereinkommen über Quecksilber vom 10. Oktober 2013, das Stockholmer Übereinkommen über persistente organische Schadstoffe vom 6. Mai 2005, das Basler Übereinkommen über die Kontrolle der grenzüberschreitenden Verbringung gefährlicher Abfälle und ihrer Entsorgung vom 22. März 1989, die Verordnung (EG) Nr. 1013/2006 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14. Juni 2006 über die Verbringung von Abfällen).

Nachhaltige Produkte und Recycling

Bei der Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen sind unsere Lieferanten bestrebt, dass diese sparsam im Hinblick auf den Verbrauch von Energie und natürlichen Ressourcen eingesetzt werden. Dazu gehört, dass die Wiederverwendung, das Recycling und die sichere umweltgerechte Entsorgung berücksichtigt und Abfälle so weit wie möglich reduziert werden.

Biodiversität, Entwaldung Landnutzung und Tierschutz

Unsere Lieferanten unterstützen den Schutz natürlicher Ökosysteme, insbesondere den Schutz gefährdeter Wildtierlebensräume, und die nachhaltige Nutzung natürlicher Ressourcen.

Im Rahmen des geltenden Rechts und der internationalen Vorschriften zur biologischen Vielfalt und dem Waldschutz streben unsere Lieferanten Lieferketten an, die frei von Entwaldung und Waldschädigung sind und eine schonende Landnutzung berücksichtigen. Unsere Lieferanten unterstützen und fördern den ethischen und artgerechten Umgang mit Tieren.

Meldung von Verstößen und Risiken 

Die Lieferanten sind verpflichtet, Verstöße gegen den Lieferanten-CoC oder damit verbundene Risiken unverzüglich an uns zu melden. Das Gleiche gilt für Verstöße oder Risiken im Zusammenhang mit Bastei Lübbe oder in der weiteren Lieferkette, von denen der Lieferant Kenntnis erlangt.

Die Meldungen können per E-Mail an das Compliance Office von Bastei Lübbe (bk@kln.legal) erfolgen.

Bastei Lübbe ist berechtigt, die Einhaltung des Lieferanten-CoC selbst oder durch beauftragte Dritte beim Lieferanten vor Ort zu kontrollieren und/oder die Vorlage von Dokumenten zu verlangen, welche die Einhaltung des Lieferanten-CoC belegen.

Informationsverpflichtung, Schulungen

Der Lieferant muss seine Beschäftigten über den Inhalt dieses Lieferanten-CoC informieren und ggf. schulen. Allgemeine Schulungen zu Ethik, Menschenrechten und Umweltschutz stehen einer derartigen Information gleichwertig gegenüber.

Ist der Lieferant der Auffassung, dass er eine Anforderung dieses Lieferanten-CoC nicht erfüllen kann, ohne gegen geltendes Recht zu verstoßen, so hat er Bastei Lübbe unverzüglich darüber zu informieren.

Wir können jederzeit verlangen, dass der Lieferant uns durch die Bereitstellung von Informationen über die weitere Lieferkette (Supply Chain Mapping) unterstützt, um die Bewertung von Risiken und/oder die Umsetzung von Präventiv oder Abhilfemaßnahmen in Bezug auf Menschenrechte und Umweltrechte in der weiteren Lieferkette zu erleichtern.

Verstoß gegen den Lieferanten-CoC

Bei Nichteinhaltung der hier beschriebenen Standards, behält sich Bastei Lübbe das Recht vor, die Geschäftsbeziehung mit dem Lieferanten zu überprüfen. Wir folgen dabei dem Prinzip der Verhältnismäßigkeit, sodass wir in jedem Einzelfall sorgfältig prüfen, welche Konsequenzen angemessen, geeignet und erforderlich sind. Dies kann bis zu einer sofortigen Beendigung der Geschäftsbeziehung oder Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen führen.

Ansprechpartner 

Fragen im Zusammenhang mit dem Lieferanten-CoC können an den Compliance Officer von Bastei Lübbe gerichtet werden:

Name: Benjamin Kaulen 
E-Mail: bk@kln.legal 

Aktualisierung 

Der Lieferanten-CoC wird in regelmäßigen Abständen, mindestens jährlich, überprüft und bei Bedarf angepasst. 

Versionshistorie 

Datum: 06.11.2024
Bearbeiter/in: CFO
Inhalt: initialer Entwurf
Version: 1.0